Poświadczenie podpisu, wypisu oraz pozostawania przy życiu

Czemu służy poświadczenie podpisu?
Jeśli udajemy się do kancelarii notarialnej za pośrednictwem notariusza możemy sprawić, że nasz podpis będzie miał charakter urzędowy, ponieważ to właśnie rejent uzna jego autentyczność. Podpis może być także złożony w jego obecności. Do dokonania tej czynności będzie nam potrzeby ważny dowód osobisty albo paszport. Warto podkreślić, że potwierdzenie podpisu u notariusza nie sprawi, że dokument ma charakter urzędowy, tak dzieje się tylko w momencie, gdy będziemy mieli dokument w formie aktu notarialnego. Jeśli chodzi o poświadczenie podpisu będzie ono potrzebne między innymi do spisania pełnomocnictwa do określonej czynności prawnej, umowy zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, umowy zbycia przedsiębiorstwa, różnego rodzaju oświadczenia o charakterze majątkowym i niemajątkowym. Czynność ta nie polega  na przygotowaniu przez notariusza dokumentu, który ma być podpisany, a wyłącznie na poświadczeniu, że to wskazana w poświadczeniu osoba, a nie kto inny, dokument ten podpisała.

Poświadczenie podpisu a prawo. Istnieje bardzo wiele przepisów prawnych, które dla ważności czynności prawnych wymagają podpisu poświadczonego notarialnie co oznacza, że fakt naszego  własnoręczny podpisu musi zostać stwierdzone odpowiednią wzmianką notariusza na dokumencie. Najczęściej, osoba, która zainteresowana jest uzyskaniem takiego poświadczenia, składa podpis w jego obecności. Warto pamiętać, że notariusz bada zgodność z prawem dokumentu, pod którym poświadcza podpis. Zasadą jest, że poświadczenie notarialne to instytucja, która charakteryzuje się generalnym upoważnieniem ustawodawcy do uwierzytelniania dokumentów. Jednak istnieją od niej wyjątki. Jednym z nich jest możliwość uwierzytelniania odpisów pełnomocnictw oraz innych dokumentów przedstawiających ich umocowanie w postępowaniu cywilnym przez adwokatów, radców prawnych oraz radców Prokuratorii Generalnych.
 

• Notariusz, poświadczając np. własnoręczność podpisu albo datę okazania dokumentu jest zobowiązany do stwierdzenia tożsamości osób biorących udział w czynności oraz do ich archiwizacji w systemie teleinformatycznym. Co do zasady, notariusz nie powinien odmawiać dokonania poświadczeń. Przykładowo, przyjmuje się jednak, że może zrobić wyjątek od tej reguły w sytuacjach, gdy zostanie mu przedłożony dokument o nietrwałym charakterze, np. na nietrwałym materiale lub spisany ołówkiem. Żeby móc uzyskać takie potwierdzenie zgodności, notariuszowi okazać należy oryginalne dokumenty, a nie samą kserokopię czy wydruk skanu dokumentu. Jeżeli stwierdzę, że mam do czynienia z kolorową kserokopią lub wydrukiem skanu, nie mogę sporządzić kolejnej kopii i poświadczyć jej jako zgodnej z okazanym dokumentem, bo nie okazano mi żadnego dokumentu tylko kserokopię lub wydruk, który hipotetycznie mógł zostać w całości spreparowany za pomocą kopiarki lub programu komputerowego, zatem przedstawiony na nim „dokument” w rzeczywistości mógł nigdy nie istnieć. Bezkrytyczne powielenie przez notariusza takiej treści i poświadczenie jej zgodności z okazanym dokumentem, którego de facto notariusz  nie widział, stanowiłoby naruszenie obowiązków i mogłoby skutkować nawet odpowiedzialnością karną. 

  W przypadku poświadczenia zgodności wypisu, kopii lub odpisu z przedstawionym dokumentem, nie jest sprecyzowane, czy ten dokument musi być oryginalny. Notariusz może poświadczyć zgodność okazanego dokumentu z oryginałem, który znajduje się w aktach sprawy danej instytucji. Jednakże, musi dokonać tego osobiście. Nie może tego zrobić np. pracownik kancelarii. Stwierdzenie zgodności z okazanym dokumentem to nic innego, jak porównanie obu dokumentów z uwzględnieniem cech szczególnych. Poświadczenie wyciągu to porównanie tylko pewnych fragmentów oryginalnego dokumentu z wyciągiem, który ma zostać poświadczony. Poświadczenie zgodności wyciągu, kopii oraz odpisu ma na celu stwierdzenie , że te pisma są dokładnym odwzorowaniem okazanego notariuszowi dokumentu. Nie musi być to oryginał. Możliwe jest dokonanie poświadczenia z odpisem, czyli odpis z odpisu. Więcej informacji o aktach notarialnych w Krakowie
   Ma na celu tylko poświadczenie jego istnienia. Pewność istnienia dokumentu następuje także przy notarialnym poświadczeniu podpisu. W dacie dokonania poświadczenia dokument istniał, więc przez notarialne poświadczenie daty dokument uzyskuje datę pewną. Na żądanie strony rejent jest zobowiązany do stwierdzenia także godziny i minuty przedstawienia dokumentu oraz do zaznaczenia w poświadczeniu wszelkich cech szczególnych, jeżeli takowe istnieją. Poświadczenie daty nie ma na celu stwierdzenia ważności stwierdzonej w dokumencie czynności prawnej. Nie jest wymagana obecność wszystkich stron umowy w przypadku poświadczenia daty okazanego dokumentu. Umowa wiąże od momentu stwierdzenia daty pewnej, w przypadku gdy strona okaże stosowny dokument.
  Innym rodzajem poświadczenia dokonywanego przez notariusza jest poświadczenie pozostawania danej osoby przy życiu w danym czasie lub jej przebywania w określonym miejscu oraz czasie. Notariusz w Krakowie może przekonać się o pozostawaniu przy życiu lub przebywaniu w określonym miejscu danej osoby także poza siedzibą kancelarii. Najczęściej jednak sam zainteresowany stawia się w siedzibie kancelarii. Rejent ustala tożsamość osoby, dzień, godzinę oraz minutę stwierdzenia danej osoby pozostawania przy życiu lub przebywania w określonym miejscu. Głównym celem notarialnego poświadczenia pozostawania osoby przy życiu w danym momencie, jest stwierdzenie faktu, że ta osoba po prostu żyła. Może to mieć znaczenie w sprawach spadkowych. Natomiast notarialne poświadczenie przebywania osoby w danym miejscu i w określonym czasie może mieć swą doniosłość w przypadku autentyczności alibi. Poświadczenia mogą być dokonywane poza kancelarią.
 

• Poświadczenie a dokument urzędowy. Powszechnie jest przyjmowane, że poświadczenie wykonane przez notariusza nadaje dokumentom prywatnym moc dokumentu urzędowego. Nie jest to prawda. Poświadczenie notarialne nie nadaje dokumentom prywatnym mocy dokumentu urzędowego. Charakter urzędowy posiada jedynie sama klauzula poświadczeniowa, wykonana na dokumencie, który w dalszym ciągu zachowuje charakter dokumentu prywatnego. Dokumenty prywatne więc, nie posiadają charakterystycznego dla dokumentów urzędowych domniemania wiarygodności. Natomiast, mając w ręku dokument prywatny poświadczony notarialnie, możemy stwierdzić tylko jego autentyczność. Jednakże, moc dokumentu urzędowego, który posiada przymiot wiarygodności, ma akt notarialny.
  
  Poświadczenie własnoręczności podpisu przez notariusza jest stwierdzeniem jego autentyczności. To znaczy, że złożyła go osoba o określonej tożsamości oraz że w momencie poświadczenia ten dokument prywatny został albo już był podpisany. Umowa z notarialnie poświadczonymi podpisami uautentycznia, że strony złożyły zawarte w niej oświadczenia, ale nie jest dowodem autentyczności treści w niej wskazanej. Własnoręcznym podpisem nie jest tuszowy odcisk palca, jednak może być notarialnie poświadczony w przypadku, gdy dana osoba nie może złożyć własnoręcznego podpisu. Dotyczy to osób nieumiejących pisać. Obok tego specyficznego podpisu, inna osoba biorąca udział w czynności wpisuje imię i nazwisko osoby, która nie umie pisać oraz swój podpis. Gdy dana osoba nie umie też czytać, to notariusz jest zobowiązany do odczytania treści dokumentu oraz umieszczenia klauzuli, że ta czynność jest zgodna z wolą osoby składającej tuszowy odcisk palca.

Stwierdzenie zgodności z oryginałem. Ostatnim rodzajem czynności dokonywanej przez notariusza w ramach sporządzania poświadczeń (a jednocześnie jedną z najczęstszych, obok sporządzania aktów notarialnych) jest stwierdzanie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym oryginałem.  Jest to czynność bardzo powszechna z tego względu, iż tak poświadczonym dokumentem możemy posługiwać się jak oryginałem (a poświadczonych odpisów możemy mieć wiele). Procedura uzyskania poświadczonego odpisu czy kopii jest bardzo prosta i stosunkowo niedroga. Notariusz kseruje przyniesiony przez nas oryginalny dokument, a następnie umieszcza na nim (np. za pomocą pieczątki) odpowiednią wzmiankę o jego zgodności z oryginałem i składa podpis. Szczegółowe informacje na temat dokumentów potrzebnych dla notariusza