Protokoły notarialne w Krakowie

Notariusz w Krakowie i jego rola w protokołowaniu zgromadzenia członków spółki. Według ustawy, notariusz ma obowiązek stawić się na zgromadzeniach członków spółki w następujących sytuacjach:  

• zawiązanie spółki - treść dokumentu powołującego spółkę do życia musi być sporządzona w formie aktu notarialnego,
• edycja treści dokumentu umowy spółki - jakiekolwiek zmiany w treści umowy, muszą być stosowanie zaprotokołowane (dotyczy to np. sytuacji, w których zmianie ulega wysokość kapitału początkowego spółki),
• wprowadzanie zmian obejmujących treść umowy spółki, uchwalane poza zgromadzeniem wspólników (w trybie pisemnym bądź obiegowym),
• gdy na zebraniu dochodzi do zmiany lokalizacji spółki - gdy np. chcemy przenieść ją za granicę,
• gdy na zgromadzeniu wspólników dochodzi do podjęcia decyzji o rozwiązaniu spółki.

Sprawdź jakie dokumenty zabieramy do notariusza.
W praktyce obrotu gospodarczego wyłoniło się wiele zagadnień związanych ze sporządzaniem protokołów zgromadzeń spółek kapitałowych. Poniżej przedstawiam najważniejsze z nich:
 

• 1. Otwarcie walnego zgromadzenia – w przypadku spółki akcyjnej walne zgromadzenie wymaga jego formalnego otwarcia przez jedną z osób wskazanych w art. 409 §1 k.s.h., bądź w statucie spółki. Niemożność otwarcia zgromadzenia wobec nieobecności osób do tego uprawnionych uniemożliwia jego przeprowadzenie,
  2. lista obecności na zgromadzeniu – nie jest ona sporządzana przez notariusza, który załączając ją do protokołu sprawdza jedynie jej formalną poprawność,
  3. pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu – pełnomocnictwo udzielane przez wspólnika, bądź akcjonariusza wymaga zwykłej formy pisemnej i nie jest konieczne sporządzanie go w formie aktu notarialnego,
  4. stwierdzenia prawidłowości zwołania walnego zgromadzenia oraz jego zdolności do powzięcia uchwał dokonuje przewodniczący zgromadzenia, a notariusz umieszcza w protokole stosowną wzmiankę bazując na oświadczeniu przewodniczącego,
  5. wynik głosowania – podnosi się, że w protokole – prócz elementów wymaganych przez ustawę – należy wskazać również liczbę głosów nieważnych, a także stwierdzić, czy przy głosowaniu zachowano obecność wymaganej części kapitału zakładowego bądź przepisanej liczby głosów, podając ogólną liczbę akcji, jakie były obecne w czasie przystąpienia do głosowania. Protokół powinien wskazywać także te głosowania, które z powodu nieuzyskania wymaganej większości głosów, bądź niespełnienia przesłanki co do kworum, nie doprowadziły do powzięcia uchwały,

6. termin złożenia sprzeciwu względem powziętej uchwały - żądanie zaprotokółowania sprzeciwu przez akcjonariusza, który głosował przeciwko uchwale, powinno nastąpić niezwłocznie po jej powzięciu, to znaczy przed przejściem do następnego punktu porządku obrad,
7. wymóg tajności głosowania – wynika on z przepisów art. 247 k.s.h. Oraz art. 420 k.s.h. Ze względu na fakt, iż zasadą jest głosowanie jawne, wyjątki od niej na rzecz głosowania tajnego nie mogą być interpretowane rozszerzająco,
8. załączniki – załącznikami do protokołu zgromadzenia sporządzonego przez notariusza są  lista obecności z podpisami uczestników zgromadzenia oraz lista akcjonariuszy głosujących korespondencyjnie lub w inny sposób przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W razie potrzeby na listach wskazać także należy zastawników i użytkowników akcji oraz pełnomocników,
9. przerwy w obradach – w przypadku jej zarządzania protokół należy zakończyć, zaś dla kontynuowanego w innym dniu zgromadzenia należy sporządzić odrębny protokół. Zasada ta nie dotyczy krótkich przerw technicznych, które nie zaburzają ciągłości zgromadzenia,
10. zmiany treści protokołu – w przypadku zgłaszania przez przewodniczącego zgromadzenia uwag co do treści protokołu, notariusz winien ocenić ich zasadność oraz na tej podstawie dokonać zmian w protokole, bądź zachować jego dotychczasową treść. W tym drugim wypadku notariusz może sporządzić i dołączyć do protokołu zgromadzenia oddzielny dokument zawierający zgłaszane przez przewodniczącego zgromadzenia uwagi dotyczące treści protokołu,
11. dodatkowy protokół – ustawa nie sprzeciwia się temu, aby prócz protokołu sporządzonego przez notariusza spółka przygotowała pełny protokół obejmujący dokładny przebieg zgromadzenia (np. pytania do zarządu i odpowiedzi na nie, dodatkowe oświadczenia biorących udział w zgromadzeniu, itp.),
12. odpisy uchwał – udziałowiec może domagać się wydania przez zarząd spółki odpisu powziętych uchwał poświadczonych przez ten organ, może on także wystąpić bezpośrednio do notariusza, który sporządził akt notarialny obejmujący protokół zgromadzenia, o wydanie wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego obejmującego określoną uchwałę albo uchwały.
13. zamieszczanie powziętych uchwał w załącznikach do protokołu sporządzonego przez notariusza – praktyka taka jest błędna. Samo stwierdzenie w protokole, że uchwała została podjęta, nawet, jeżeli łączy się z oznaczeniem przedmiotu uchwały, nie jest tożsame z jej umieszczeniem w protokole. Przepis wyraźnie wymaga umieszczenia "uchwały" w protokole, nie zaś umieszczenia wzmianki o jej podjęciu,
Polskie prawo pozwala notariuszowi na protokołowanie każdego zgromadzeniawspólników spółki z o.o. Zdarzają się jednak zgromadzenia, na których obecność notariusza jest wręcz obowiązkowa. 

Pytania i odpowiedzi:

Kto decyduje o obecności notariusza na zgromadzeniu wspólników?
O obecności notariusza na zgromadzeniu wspólników decyduje zasadniczo Rada Nadzorcza spółki. Polskie prawo przewiduje jednak, że zaprotokołowania zgromadzenia może dokonać każdy podmiot, określony w w art. 235 k.s.h. Do tych osób można zaliczyć między innymi wspólników wchodzących w skład spółki a także osoby "z zewnątrz", wskazane przez podmioty decydujące.

Jaka jest zawartość protokołu notarialnego zgromadzenia wspólników spółki  z.o.o?

Protokół notarialny sporządzony przez notariusza w Krakowie, winien zawierać szereg informacji, związanych z podejmowanymi decyzjami w obrębie zgromadzenia wspólników. Są to między innymi:
1. opuszczenie przez jednego ze wspólników miejsca obrad,
2. przebieg dyskusji dotyczącej proponowanych uchwał,
3. wnioski dotyczące działalności spółki, zgłaszane przez określonych wspólników,
4. zgłoszenie sprzeciwu, bądź ewentualne zażądanie tajności obrad,
5. treści podjętych chwał a także wynik głosowania nad nimi,
6. lista obecności wspólników, biorących udział w danych obradach (wraz z podpisami) itd.
 

• Warto zaznaczyć, że w sytuacjach gdy nie wymaga tego prawo, brak obecności notariusza nie musi być podstawą do uznania decyzji podjętych na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o
  Notariusz może protokołować każde zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. , a w niektórych przypadkach jego obecność zgromadzeniu wspólników będzie obowiązkowa. Przy zawiązywaniu spółki z o.o. treść umowy spółki jest sporządzana w formie notarialnej. A więc także wszelkie zmiany w treści umowy spółki z o.o. muszą być zaprotokołowane przez notariusza (art. 255 k.s.h.), w tym także obniżenie wysokości kapitału zakładowego dokonane w trybie art. 199 § 5 k.s.h.  Jeśli decyzje wspólników dotyczą zmiany umowy spółki a są podejmowane poza zgromadzeniem wspólników (np.: w trybie obiegowym lub pisemnym – art. 227 § 2 k.s.h.) to także i te uchwały wspólników muszą być zaprotokołowane przez notariusza. Podobnie uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę (art. 270 § 2 k.s.h.) wymagają dla swej ważności zaprotokołowania przez notariusza.
•   Kto może zażądać protokołowania zgromadzenia wspólników przez notariusza? Zasadniczo będzie to zarząd bądź rada nadzorcza spółki z o.o., wspólnicy, czy też inne osoby wskazane odpowiednio w art. 235 k.s.h. (np.: umowa spółki może wskazać inną osobę uprawioną do zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o.). Przed przystąpieniem do zaprotokołowania zgromadzenia wspólników notariusz przeprowadzi czynności sprawdzające, a więc sprawdzi czy nie ma nieprawidłowości co do zwołania zgromadzenia wspólników oraz czy planowany porządek obrad jest zgodny z prawem. Następnie notariusz przystąpi do zaprotokołowania przebiegu zgromadzenia wspólników. Protokół dokumentujący przebieg zgromadzenia wspólników będzie się składał z dwóch elementów: z opisu przebiegu zgromadzenia oraz z treści podjętych przez wspólników uchwał.
  
  Notariusz w części opisującej przebieg zgromadzenia wspólników spółki z o.o. przedstawia dyskusję na proponowanymi uchwałami, zgłoszone wnioski i propozycje wspólników. W tym miejscu notariusz przedstawi też inne istotne zdarzenia w przebiegu zgromadzenia wspólników spółki z o.o., na przykład, czy w trakcie głosowania któryś ze wspólników opuścił obrady, czy uprawniony do głosowania wspólnik zażądał głosowania tajnego lub zgłosił sprzeciw. Natomiast w części przedstawiającej podjęte uchwały notariusz wskaże treść podjętej uchwały zgromadzenia wspólników, jak i wynik głosowania, a więc ile zostało oddanych głosów za, przeciw i wstrzymujących się.
  
  Dodatkowo do protokołu przygotowanego przez notariusza a dokumentującego przebieg zgromadzenia wspólników oraz podjętych uchwał dołącza się listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Lista obecności nie musi być już przygotowywana przez notariusza, natomiast powinna być dołączona do protokołu notarialnego. Po zakończeniu protokołowania zgromadzenia wspólników protokół z przebiegu zgromadzenia wspólników zostaje podpisany przez przewodniczącego zgromadzenia i prowadzącego protokół notariusza. Ponieważ protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów (art. 248 § 1 k.s.h.).
  
  Czy podjęcie uchwał zgromadzenia wspólników, bez wymaganego zaprotokołowania ich przez notariusza oznacza, że takie uchwały są nieważne?
  
  Według ugruntowanego orzecznictwa wszelkie nieprawidłowości w zwołaniu zgromadzenia wspólników podobnie jak inne uchybienia w podejmowaniu uchwały mające wyłącznie formalny charakter mogą stanowić podstawę stwierdzenia nieważności uchwały tylko wtedy, gdy wpływały na jej treść bądź uchwalenie (por. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 10 marca 2005 r., III CK 477/04, nie publ.). Dlatego też osoby uprawnione mogą wystąpić do sądu gospodarczego z pozwem o unieważnienie uchwały zgromadzenia wspólników, podjętej z naruszeniem przepisów wskazujących na formę ich podjęcia (art. 252 k.s.h.). Taka uchwała jest bezwzględnie nieważna z mocy prawa na podstawie art. 58 k.c. a sąd gospodarczy jedynie stwierdza, że ze względu na istotne uchybienia formalne, uchwała nie zaprotokołowana przez notariusza, jest nieważna od chwili jej podjęcia.
  
  Krajowy Rejestr Sądowy będzie weryfikował zgodność podjętych uchwał ze spełnieniem wymogów formalnych, w tym i koniecznością zaprotokołowania takich uchwał przez notariusza. W przypadku dołączenia do wniosku nieprawidłowego protokołu ze zgromadzenia wspólników referendarz sądowy wyda postanowienie wzywające do uzupełnienia braków. Wadliwy formalnie protokół zgromadzenia wspólników dołączony do wniosku o zarejestrowanie zmian w KRS zostanie zwrócony wnioskodawcy w trybie art. 19 ust. 3a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Więcej na ten temat można przeczytać we wpisie: Zwrot wniosku KRS.
  
  Taksa notarialna notariusza w Krakowie związana ze spisywaniem protokołów
  Nie może być większa niż stawki ustalone w Rozporządzeniu do ustawy o notariuszach, w którym wpisano maksymalne opłaty i cennik notariusza
   

Jak poprowadzić obrady zgromadzenia wspólników spółki z o.o. ?


Tagi: akt notarialny, spadek,  notariusz Kraków, umowa darowizny, sprzedaż nieruchomości, negocjowanie stawek, dokumenty u notariusza, umowa dożywocia