Większość osób kojarzy notariusza z zakupem mieszkania, spadkiem albo darowizną. Tymczasem to także jeden z najważniejszych adresów dla osób prowadzących firmę — od momentu jej założenia po duże kontrakty. Oto siedem sytuacji, w których przedsiębiorca trafia do kancelarii notarialnej, wraz z podpowiedzią, jak się do każdej z nich przygotować.
1. Założenie spółki
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, statut spółki akcyjnej czy umowa spółki komandytowej wymagają co do zasady formy aktu notarialnego. Choć prostą spółkę z o.o. można dziś zarejestrować także przez internet na wzorcu umowy, wariant notarialny wybierają wspólnicy, którzy chcą dopasować umowę do siebie: inaczej ułożyć udziały, dziedziczenie udziałów, zasady wyjścia ze spółki. Na spotkanie warto przynieść uzgodnione wcześniej dane wspólników, wysokość kapitału i podział udziałów — resztę notariusz omówi i ubierze w bezpieczne zapisy.
2. Zmiany w spółce
Podwyższenie kapitału, zmiana umowy spółki, przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę — te decyzje również przechodzą przez kancelarię, zwykle w formie protokołu zgromadzenia wspólników sporządzanego przez notariusza. Dobra wiadomość dla zabieganych: takie czynności da się sprawnie przygotować korespondencyjnie, a samo spotkanie zajmuje często mniej czasu niż dojazd na nie.
3. Sprzedaż udziałów albo całego przedsiębiorstwa
Zbycie udziałów w spółce z o.o. wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi — to szybka czynność, ale bez niej umowa jest nieważna. Z kolei sprzedaż całego przedsiębiorstwa również wiąże się z wizytą w kancelarii, a gdy w skład firmy wchodzi nieruchomość — konieczny będzie akt notarialny. Przy większych transakcjach warto zapytać także o depozyt notarialny: pieniądze kupującego czekają wtedy bezpiecznie u notariusza i są wypłacane dopiero po spełnieniu uzgodnionych warunków.
4. Firmowa nieruchomość
Zakup lokalu na biuro, hali, działki pod inwestycję — jak każda nieruchomość, wymaga aktu notarialnego. Specyfika firmowa polega na dokumentach: poza tym, co przy zakupie prywatnym, notariusz poprosi zwykle o dokumenty rejestrowe spółki i uchwały organów, jeśli są wymagane do nabycia. Warto skompletować je przed umówieniem terminu — to najczęstszy powód przesuwania podpisania.
5. Zabezpieczenie kontraktu — oświadczenie o poddaniu się egzekucji
To narzędzie wciąż zbyt mało znane wśród przedsiębiorców. Oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, składane w formie aktu notarialnego, pozwala wierzycielowi — po nadaniu klauzuli przez sąd — dochodzić zapłaty bez długiego procesu. W praktyce bywa warunkiem dużych umów najmu, dostaw czy pożyczek między firmami. Jeśli kontrahent oczekuje takiego zabezpieczenia, wizyta u notariusza zajmie mniej czasu niż lektura samej umowy, której dotyczy.
6. Pełnomocnictwa w firmie
Gdy właściciel nie może być wszędzie, część uprawnień przekazuje współpracownikom. Pełnomocnictwo do czynności, które same wymagają aktu notarialnego (na przykład do sprzedaży nieruchomości), również musi mieć formę aktu. W innych sprawach wystarczy często forma pisemna, ale poświadczenie podpisu u notariusza usuwa wątpliwości co do tego, kto i kiedy dokument podpisał — co przy sporach bywa bezcenne.
7. Firmowe porządki na przyszłość
Co stanie się z firmą, gdyby właścicielowi coś się stało? To pytanie, które przedsiębiorcy odkładają latami. Testament uwzględniający firmę, zapis windykacyjny przekazujący przedsiębiorstwo konkretnej osobie, uregulowanie dziedziczenia udziałów w umowie spółki — wszystkie te rozwiązania powstają u notariusza i kosztują ułamek tego, co rodzinny spór o nieuporządkowaną firmę.
Nowoczesna firma, tradycyjne bezpieczeństwo
Charakterystyczne, że po nowoczesne rozwiązania sięgają dziś obie strony tych spotkań. Przedsiębiorcy automatyzują codzienną papierologię — coraz częściej na przykład oferty handlowe przygotowuje w firmie sztuczna inteligencja, która liczy ceny z cennika i składa gotowy dokument w kilka minut. Kancelarie z kolei usprawniają obieg dokumentów i przygotowanie czynności. Jedno się nie zmienia: tam, gdzie w grę wchodzi majątek firmy i bezpieczeństwo obrotu, ostatnie słowo — i podpis — należą do notariusza. I dobrze, bo właśnie ta równowaga między szybkością technologii a pewnością prawa pozwala firmom rosnąć spokojnie.
